Quản lý dòng tiền cửa hàng khi doanh thu và két không khớp

Quản lý dòng tiền cửa hàng không bắt đầu từ một biểu đồ đẹp. Nó bắt đầu lúc đóng cửa: máy báo bán khá, mở két ra thì không đủ. Bài này tách hai số hay bị cộng nhầm — tiền đã bán, và tiền đã nằm trong quỹ.

Ca tối. Thu ngân khóa quầy, chủ cửa hàng mở két, rồi mở tin nhắn hỏi “ca này chuyển khoản bao nhiêu?”. Có người nhớ. Có người đoán. Khách nợ từ trưa vẫn nằm trên giấy, phiếu nhập hàng trả tiền mặt thì kẹp dưới két.

Nếu cảnh này quen — cafe, trà sữa, pet shop, thời trang, quán ăn — bài viết dành cho anh chị. Không cần chuỗi nhiều chi nhánh. Một quầy, vài người bán, là đủ để doanh thu và két lệch.

Doanh thu không phải tiền trong két

Doanh thu ghi những gì đã bán trong ca. Dòng tiền ghi tiền đã đi vào hoặc đi ra. Hai sổ phục vụ hai câu hỏi khác nhau. Câu thứ nhất: hôm nay bán được bao nhiêu? Câu thứ hai: tiền đang nằm ở đâu?

Bán một ly, một túi hạt, một áo — đó là doanh thu, dù khách trả ngay hay hẹn trả sau. Chỉ phần khách trả ngay mới vào két hoặc tài khoản. Phần hẹn trả sau là công nợ. Nếu cộng cả hai vào “tiền trong két”, cuối ngày sẽ thiếu đúng khoản khách chưa trả.

Ba chỗ cửa hàng hay lệch

Khách còn nợ

Khách quen lấy hàng, ghi sổ, hẹn cuối tuần. Doanh thu đã có. Két thì chưa. Đến lúc thu, đó là tiền vào — không phải một lần bán mới. Nếu không ghi riêng, ca sau sẽ tưởng bán ít hơn thực tế, hoặc tưởng két thất thoát.

Nhập hàng trả ngay

Shipper để thùng sữa, chủ trả tiền mặt tại chỗ. Hàng vào kho. Tiền ra khỏi két. Nếu chỉ nhìn doanh thu, ca vẫn “đẹp” trong khi két vơi. Phiếu chi cần một dòng: trả nhà cung cấp, đúng ngày, đúng quỹ.

Chuyển từ quỹ này sang quỹ khác

Cuối ngày gom tiền mặt, nộp sang tài khoản. Két giảm. Tài khoản tăng. Cửa hàng không bán thêm đồng nào. Ghi nhầm thành doanh thu thì số bán phình lên. Ghi nhầm thành chi phí thì lời bị kéo xuống. Chuyển quỹ chỉ đổi chỗ để tiền.

Quản lý dòng tiền cửa hàng bắt đầu từ ba câu

Mỗi ca chỉ cần trả lời được ba câu, viết ra, không nhớ miệng. Tiền vào từ đâu? Tiền ra việc gì? Còn nằm ở quỹ nào?

Quỹ ở đây là chỗ chứa: tiền mặt, chuyển khoản, ví QR. Không cần tên ngân hàng thật mới tách được. Cần mỗi lần thu hoặc chi chỉ vào một quỹ, để cuối ngày cộng lại ra đúng số đang cầm.

Ghi sổ thế nào cho khỏi cộng nhầm

Bán thu ngay thì cộng vào đúng quỹ: tiền mặt vào két, chuyển khoản vào sổ chuyển khoản, QR vào sổ ví. Đó là tiền vào gắn với doanh thu của ca.

Bán nợ thì ghi doanh thu và ghi công nợ, chưa cộng quỹ. Khi khách trả — đủ hoặc một phần — lúc đó mới có phiếu thu. Công nợ khách (họ nợ mình) và công nợ nhà cung cấp (mình nợ họ) là hai danh sách, không gộp một số.

Nhập hàng trả ngay thì phiếu chi, trừ đúng quỹ đã rút tiền. Nhập ghi nợ nhà cung cấp thì chưa trừ quỹ, đến lúc trả mới chi.

Chuyển giữa các quỹ: trừ quỹ nguồn, cộng quỹ đích, không đụng doanh thu, không đụng chi phí, không đụng lời. Cuối ca đối chiếu két và sổ từng quỹ. Lệch thì tìm phiếu thiếu, không sửa số cho “đẹp”.

Demo Dolphin POS giữ sổ này trên máy trình duyệt. Bán tiền mặt, chuyển khoản hoặc QR cộng đúng quỹ mẫu. Bán nợ chưa cộng cho đến khi thu. Chuyển quỹ không tính thành doanh thu. Sổ chạy local, chưa nối ngân hàng thật. Mở thử tại https://nchithanh.github.io/pos/ — chọn lĩnh vực, vào phần Tài chính. Báo giá gói năm nằm ở bảng giá POS và hub POS.

Khi nào nên tách dòng tiền khỏi doanh thu

Một người, ít đơn, khách trả ngay, không nhập hàng giữa ca — sổ bán và két thường còn đi cùng nhau. Nên tách khi có nợ, có nhập trả tiền mặt, hoặc có hơn một chỗ chứa tiền. Đó là lúc “doanh thu cao” không còn nghĩa là “két đủ”.

Kết

Quản lý dòng tiền cửa hàng là biết tiền vào từ đâu, tiền ra việc gì, và còn nằm ở quỹ nào. Doanh thu trả lời câu bán được bao nhiêu. Đừng cộng hai câu đó thành một số rồi trách két.

Góc nhìn rộng hơn về phần mềm bán hàng: Tại sao cửa hàng cần dùng phần mềm POS?. Muốn xem ngành mình trên site: Dolphin POS. Nhắn Zalo nếu cần đối chiếu ca thật của cửa hàng.